GApps Vs Exchange

La messagerie unifiée est un des piliers de tout système d'information. Contrairement à ce que l'on pourrait croire, ce n'est pas un outil systématiquement mis en place dans les TPE. En effet, il n'est pas rare de croiser des entreprises n'utilisant qu'un (ou quelques) email liés à des comptes personnels (utilisant orange, yahoo & co). 

En général, dans ce type de situation, on réfléchi à la possibilité de mettre en place une messagerie unifiée (et un partage de calendriers) à partir d'une solution de type Exchange en hébergement direct ou en mode Saas; Mais l'arrivée de solutions comme GMail Pro (ou Google Apps) pourrait changer de plus en plus souvent la réflexion. Petit exercice comparatif...

Le choix d'un outil de messagerie dépasse souvent le simple cadre de l'échange de courriel. Il s'agit en général de mettre en place un annuaire commun, des agendas partagés, des outils de réservations de ressources, ... Lorsque la liste des besoins de ce type s'élargie, on se rapproche d'un besoin de SI plus complexe et on se tournera plutôt vers des solutions de travail collaboratif plus complète comme Alfresco, eGroupWare, openXchange et autre Zimbra. Mon propos n'est pas d'étudier ces solutions ici. Nous y reviendrons plus tard, concentrons-nous sur le coeur de la messagerie et sur deux grands outils Google Apps et Exchange.

Souvent dans le cas ou une structure n'a pas encore d'habitudes en termes de messagerie, la résistance au changement sera forcement moindre. On sera plutôt accès sur l'objectif de bon fonctionnement et de fiabilité. Dans le cas contraire, ou l'utilisation d'un Outlook Express ou d'un autre client lourd de messagerie est déjà bien en place, l'acceptation d'un fonctionnement en webmail sera plus délicat. En effet, les IHM des clients de messagerie existant ont un lourd passif souvent proche des outils bureautiques et donc rassurants, maitrisés sur les fondamentaux : une utilisation intensive des dossiers, menus, ...
Bien sur, on tiendra compte de l'existant dans la mise en place (ou la migration) d'une messagerie. Détaillons les deux systèmes :

Exchange (ou système identique) : système robuste et éprouvé, peut fonctionner en mode hébergé ou SaaS, utilise de préférence un client lourd (notamment pour le partage des calendriers), évolutions possibles en développement spécifique ou sur montée de version de l'éditeur, maitrise des données : stockage locale, backup à la demande, IHM connue, mode de suivi des conversations possible, classement par dossiers, webmail disponible, en mode hébergé : ressource informatique interne nécessaire/préconisée, synchronisation avec smartphone possible avec ou sans câble (abonnement spécial dans ce dernier cas), pas de surprises en termes d'évolutions ou de fonctionnalités
Coût : achat, installation, configuration, pack licences, sur montée de version, voir sur matériel en cas d'hébergement, maintenance

Gapps : système récent, mode SaaS, support fiable, nouvelles approches sur la gestion des mails (affichage en mode conversations, tags et non dossiers, interface web simplifiée, notion de messagerie prioritaire, ...), stockage des données externalisé, connection Internet souhaitable (même s'il existe un mode local), accessible de tout poste connecté au web, interfaces dédiées pour smartphone et tablettes, synchronisation avec smartphone simplissime, notion de "labs" pour les évolutions, inclus le partage de documents (google docs et toute la suite gapps), toutes vos données sont confiées à Google, évolutions sont subies mais les nouvelles fonctionnalités sont inclues, ...
Coût : abonnement mensuel ou annuel à l'utilisateur, configuration

En termes de taux de disponibilité, les études proposent environ 70/80 % de disponibilité pour un système Exchange hébergé en interne. Difficile de comparer avec un système SaaS comme GApps qui bénéficie de la puissance de son éditeur pour garantir un 99% (annoncé par GApps). Si on choisi bien son partenaire pour un hébergement et fonctionnement en mode Saas Exchange, on doit pouvoir espérer le même résultat... 

Alors, qu'est qui pourrait permettre de choisir une solution plutôt que l'autre ?
- La liaison Internet : avec du bas débit, difficile de faire du Gapps (mais difficile de surfer en général). Une solution internalisée de type exchange permettra à la structure d'utiliser la messagerie, les calendriers et toutes les fonctionnalités mises en place. Avec une configuration adéquate, les messages seront envoyés sans pénaliser l'utilisateur, en utilisant les ressources disponibles. 
Si la liaison est stable, on peut néanmoins expérimenter l'usage de GApps dans un projet pilote, sur sa version gratuite par exemple.

- Usages déjà en place. Dans le cas ou l'utilisation de client de messagerie est déjà bien en place dans la structure, il sera plus difficile de changer. Le bon moment pour se poser la question (ainsi qu'à sa direction) vient généralement au moment d'une montée de version ou de l'achat de nouvelles licences. Le coût financier peut venir modifier l'approche de  cette brique du SI de l'entreprise. Un audit de l'existant et des nouveaux besoins émergeants devraient permettre de faire un choix. Dans tous les cas, un accompagnement et une formation seront nécessaires

- Pas d'aprioris. C'est sans doutes le cas le plus intéressant aujourd'hui. Une solution éprouvée mais plutôt figée ou une approche nouvelle, fiable mais innovante avec tout ce que cela comporte comme inconnues. 
En termes d'usages :

La solution Gapps. POUR : avantage aux tags sur les dossiers indéniables, synchronisation avec les nouveaux matériels implicite, notion de conversation et de messagerie prioritaire pertinente, rapidité de fonctionnement, haute disponibilité CONTRE : être connecté et identifié (encore qu'on puisse faire sans), le coût annuel (a étudier avec l'existant), confier vos données à Google, subir les évolutions ou les choix d'orientations de Google (maîtrisable en partie).

Solutions type Exchange. POUR : si IHM connue (ou des applications y sont liées), fonctionnement intégré au reste du si de l'entreprise (serveur de domaine par exemple, Ldap, sso, ....), CONTRE : coût, manque d'évolutivité rapide ou de nouvelles fonctionnalités, synchronisation par câble (ou par abonnement),  taux de disponibilité.

Si il y a quelques années, on pouvait simplement ou facilement choisir entre un Exchange et un Lotus, la donne est aujourd'hui en train de changer et le choix n'est plus aussi clair, surtout pour une petite structure.